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社内の情報システム部をバリューアップさせるためには?

 

ITガバナンスという言葉はご存知でしょうか?

 

 

ITガバナンスとは企業のIT活用を監視・規律すること、または、その仕組みの事を言います。

 

 

企業にある情報システム部は、専門的な部署としてあるところもありますが、様々な業務を行う部署となっている場合もあります。
情報システム部をバリューアップさせるためには、どうしたらいいのでしょうか?

 

・情報システム部はどんな業務を行っている?

 

 

ITを活用する業務が増え、今やどの企業にもパソコンが活用されるようになったことで、情報システム部を置いている企業は増えていますが、その業務内容にはどのようなものがあるでしょうか?

 

 

 

情報システム部の役割といえば、もちろんITやシステムに関わることが中心となります。
具体的な内容としては、IT戦略やシステム企画会社のIT関連の基幹となるシステムの構築及び運用保守ITインフラの構築や運用保守などですが、それに加えて会社全体に対するIT関係のサポートや、操作等不明な点があった場合、もしくは不具合があった場合などのヘルプデスクなどが含まれます。

 

 

 

専門的な部署としておかれている場合はITの専門家がその部署に集められるのですが、あまり専門的な働きを期待されていない場合は、これ以外にも接客、および流通部署などの幅広い業務が行われていることも少なくありません。
時には総務と情報システム部が同じように扱われている場合もあるでしょう。
その場合は、人員もITの専門家であることは少ないでしょう。

 

 

 

人員がITの専門家ではない場合、専門的な知識が求められるシステム開発ベンダー調整や社内のIT周りにおけるサポートデスク、ITを活用する企画などを求められても上手くできない場合があります。
そうなると情報システム部としての意義を失ってしまうかもしれません。

 

 

 

そうならないように、情報システム部はバリューアップを図るべきです。

 

 

・情報システム部のバリューアップとは?

 

 

情報システム部のバリューアップというのは、情報システム部にとって最適な業務環境を構築するということです。

 

 

 

そのためには、まず働き方改革が必要となります。

 

 

 

働き方改革というのは、社会全体で誰もが活躍できるような環境を整えるということです。
現在は少子化により、労働力となる年代の人口が大きく減少しています。
この状態で労働力不足を解消するためには、働く人を増やすために現在働いていない女性や高齢者の雇用を増やすか、将来労働力となる人口を増やすことを見据えて出生率を高めるか、労働生産性を上げるということになります。
このうち、情報システム部が着手できる方策としては、3つ目の労働生産性を上げるというものです。

 

 

 

現在は労働力不足を補うため、労働時間を増やす傾向にあります。
しかし、そのために健康を害することも多いため、規制されている場合が多いでしょう。

 

 

 

情報システム部としては、効率よく労働することで高い生産性を得られるように、リモートワーク環境を構築するという手段が考えられます。
リモートワーク環境が構築された場合、社員は場所を選ばずにどこでも作業が可能となります。

 

 

 

移動時間などに悩まされることがなくなり、自分で効率よく仕事ができる環境を整えて作業できるため、生産性も上がるでしょう。
また、通勤時間や余計な時間に悩まされなくなることで休憩時間も取りやすくなり、健康状態の改善にも繋がります。

 

 

 

さらに、リモートワークなら在宅でも作業が可能となるので、現在働いていない女性でも参加しやすくなり、労働人口を増やすことにもつながります。
このようなリモートワーク環境を構築し、維持することは情報システム部の業務となるので、バリューアップにつながるでしょう。

 

 

 

ただし、これは一例であり、業務によってはリモートワークが難しい場合もあるでしょう。
そんな時でも、現在のシステムを強化することで作業効率は高くなり、情報システム部が必要とされる場面も増えていくでしょう。

 

 

・情報システム部が会社全体をバリューアップさせる

 

 

情報システム部の役割としては、会社を全体的にバリューアップさせるという点もあります。

 

 

 

会社全体をバリューアップさせることは、情報システム部のバリューアップにもつながっていくでしょう。
今は、会社の業務にパソコンを使わないということはまずありません。
大なり小なり、どの企業でもパソコンは導入されているでしょう。
そしてそのパソコンによる業務を効率よくこなすことができれば、会社全体のバリューアップにもつながっていきます。

 

 

 

例えば、営業部では報告書をいつもワードで作成しているけれど、決まった書式などがなく、いつも前に作成された報告書を参考にしている場合、報告書のテンプレートを作成して配布するだけでも効率は上がるでしょう。
他にも、エクセルで表を作成するためのテンプレートや、プレゼンで作成するパワーポイントの作成例など、様々な形で業務をサポートすることができます。
特にパワーポイントの資料などは個人で作成していることが多いため、成功例などを紹介することで全体的に質の高い資料が作成できるようになるでしょう。
社内ネットワークを構築しておくと、こうしたファイルなども効率よく共有することができるようになります。

 

 

 

また、パソコン操作に不慣れという人のために、不明な点はサポートするということをアピールしておきましょう。
ワードやエクセルの詳しい使い方などは知らない人も多いため、非効率的な方法で無理やり作成している場合もあります。

 

 

 

社内全体のPCスキルを上げることは会社のバリューアップにつながるので、時折講習会などを開催してみてもいいかも知れません。

 

 

・情報システム部のバリューアップに必要なもの

 

 

どのような形で情報システム部をバリューアップさせるにしても、必要となるのは情報システム部に所属している人員全体のスキルアップです。

 

 

 

スキルアップについては、個人でそれぞれ学んでいくという方法もありますが、それよりも講習会などに参加してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

部署全員で参加する必要はなく、誰かが代表して講習会に参加し、それを部署全体に教えるという方法もあります。
この方法であれば業務に対する影響も最小限で済み、社内で講習会を開くための予行演習にもなります。

 

 

 

ただ、誰かが業務時間外に講習会へと参加するというのであれば、不公平感が出てしまいます。
そのため、講習会への参加を業務の一環として認めてもらえるよう会社と相談してみてはいかがでしょう。

 

 

 

もちろん、業務として参加するのであればしっかりとした説明が必要になるので、どういった業務のためにどんな知識や技術が必要なのか、それによって得られるメリットは何か、どのくらいの期間や費用が必要となるのか、といった点をしっかりと調べ、それを説明できるようにしておかなければいけません。

 

 

 

しかし会社全体のバリューアップになるので、しっかりと説明できれば認めてもらえる可能性は高いでしょう。

 

 

・まとめ

 

 

情報システム部というのは、専門部署である場合もありますが、総合部署として扱われている場合もあります。

 

 

 

専門部署としてのバリューアップを図るためには、情報システム部を活用して業務を効率よくこなせるような形を整える必要があります。

 

 

 

今は業務でパソコンを使うことが多いため、情報システム部のバリューアップは会社全体のバリューアップにもつながることが多くなっています。

 

 

 

会社全体のバリューアップを目指して、まずは情報システム部のバリューアップを行いましょう。

 

 

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