平成から新元号に改元される5月1日に先んじて、4月1日には新元号が発表されますが、社内のシステムは今のままで新元号へと問題なく対応できるのでしょうか?

新元号に変更されるにあたって、システム対応としてはどういった変化が想定されるかをあらかじめ考え、混乱なく改元に対応できるよう準備をしておきましょう。

以前とは異なる改元の対応

改元というのは、当然初めてではありません。

今の平成の前には昭和、その前には大正と幾度も繰り返されてきたのですが、今回の改元については以前と異なる点があります。

それは天皇陛下の生前退位という点もそうですが、それよりも実務的な点として、以前にはなかったパソコンの普及です。

昭和から平成に改元されたのは30年前の事になるのですが、その頃と今のパソコン普及率は大きく変わっています。

平成に改元された頃、多くの企業で使われていたのはパソコンではなくワープロでした。

契約書の作成などはおこなっていましたが、機能はシンプルであり、今のコンピューターのように業務のほとんどに関わるという事もなく、なくてもどうにか業務は遂行できたでしょう。

当時もパソコンはありましたが、高級であった事もあり、企業の中で1台あればいいというところも多く、中にはまったくない企業も少なくありませんでした。

機能的にも、今のように多くの業務に使われるようなものではなかったため、改元があっても問題はなかったでしょう。

しかし、パソコンが立ち往生した場合は社内の業務が滞るようになっている現在は、改元に対する備えを十分にしておかなければいけないでしょう。

それにあたり、どのような備えが必要となるでしょうか?

想定される改元への備えは?

改元に対してどのように備えるべきかを考える為に、まず改元によるトラブルを想定してみましょう。

例えば、日付が西暦となっている場合は特にトラブルはないでしょうが、西暦と元号が自動的にリンクしている場合はトラブルが起こり得るでしょう。

また、官公庁に提出する書類については元号を使用する事が多いので、会計や給与に伴う税金関係の処理をするシステムでは混乱が生じる可能性があります。

同様に、社会保険関係の処理についても混乱するかもしれません。

クラウドサービスを利用したシステムを構築していれば、そういった処理はサービスベンダーが行いますが、そうでなければ自社で行う必要があります。

新元号が発表されてから対処するのでは間に合わない可能性が高いので、今のうちに備えておきましょう。

まとめ

以前の昭和から平成への改元とは異なり、今や多くの企業で業務にパソコンを利用しています。

そのため、改元に伴ってシステム上での混乱が生じる事が想定されます。

そういった対処をする為に、改元の1か月前に新元号が発表される事になっていますが、1か月で処理が間に合うとは限りません。
混乱しないように、早めに準備をしておきましょう。